AI-Order-Automation

In vielen B2B-Unternehmen ist die Bestellerfassung der letzte komplett manuelle Prozess in einer ansonsten digitalisierten Wertschöpfungskette. Bestellungen kommen per E-Mail als PDF, per Fax, gelegentlich per Telefon, über EDI-Schnittstellen oder als Freitext-E-Mail — jede in einem anderen Format, mit unterschiedlichen Artikelbezeichnungen und Layoutstrukturen.

Das Vertriebsinnendienst-Team tippt Positionen manuell ins ERP, gleicht Kundenbezeichnungen mit dem eigenen Artikelstamm ab und prüft Preise, Mengen und Konditionen. Bei einem Bestellvolumen von 200+ Bestellungen pro Tag bindet das drei bis fünf Vollzeitäquivalente — und ist trotzdem fehleranfällig. Tippfehler, Positionsverwechslungen und übersehene Sonderkonditionen kosten Zeit, Geld und Kundenvertrauen.

Unsere Lösung kombiniert mehrere KI-Technologien zu einer robusten Automatisierungspipeline:

Die KI erkennt eingehende Bestelldokumente unabhängig vom Format — PDF, gescannter Fax, E-Mail-Body oder strukturierte EDI-Nachricht. Sie versteht die Layout-Struktur und extrahiert Kopfdaten (Kunde, Datum, Bestellnummer) und Positionen (Artikel, Menge, Preis) mit hoher Genauigkeit.

B2B-Kunden verwenden selten Ihre Artikelnummern. Sie schreiben „Sechskantschraube M8x40 verzinkt" statt „Art. 4017-0840-001". Die KI gleicht Kundenbezeichnungen mit Ihrem Artikelstamm ab — auch bei Tippfehlern, veralteten Bezeichnungen und kundenspezifischen Benennungen. Die Trefferquote liegt typischerweise bei 92-98 % ab dem ersten Monat.

Preise, Konditionen und Mengen werden gegen Ihre Geschäftsregeln geprüft. Abweichungen werden markiert: Liegt der bestellte Preis unter dem vereinbarten? Übersteigt die Menge die übliche Bestellgröße? Stimmt die Lieferadresse mit dem Kundenstamm überein?

Validierte Bestellungen werden automatisch als Aufträge im ERP angelegt. Zweifelsfälle gehen in eine Prüfwarteschlange, in der ein Sachbearbeiter nur die markierten Abweichungen prüfen muss — nicht die gesamte Bestellung.

Die Wirtschaftlichkeit der AI-Order-Automation ist in den meisten Fällen sofort gegeben. Eine Beispielrechnung: Bei 200 Bestellungen pro Tag und einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 8 Minuten pro Bestellung binden Sie ca. 4 Vollzeitäquivalente allein für die Erfassung. Mit Automatisierung sinkt die manuelle Bearbeitungszeit auf unter 1 Minute pro Bestellung (nur noch Prüfung der Eskalationsfälle). Das entspricht einer Einsparung von ca. 3 FTE — oder rund 200.000 EUR pro Jahr.

Dazu kommen indirekte Einsparungen: weniger Fehler (Retouren, Gutschriften), schnellere Auftragsbearbeitung (höhere Kundenzufriedenheit), und die Möglichkeit, freigewordene Kapazität in den Vertrieb zu investieren statt in die Datenerfassung.

Wir rollen die Automation nicht auf einen Schlag für alle Bestellwege und Kunden aus. Stattdessen starten wir mit dem Kanal mit dem höchsten Volumen (typischerweise E-Mail-PDF-Bestellungen) und den Top-20-Kunden, deren Bestellformate sich häufig wiederholen. In dieser Phase prüft ein Sachbearbeiter noch jede KI-verarbeitete Bestellung. Das schafft Vertrauen und liefert Trainingsdaten.

Mit wachsender Trefferquote (typischerweise ab 95 % nach 4-6 Wochen) automatisieren wir sukzessive: Erst entfällt die manuelle Prüfung für Standardbestellungen bekannter Kunden, dann werden weitere Bestellwege und Kunden aufgeschaltet. Nach 3-6 Monaten laufen typischerweise 70-85 % aller Bestellungen vollautomatisch — der Rest wird als Eskalationsfall effizient vom Team bearbeitet.