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Die Auswahl eines Content-Management-Systems (CMS) ist eine strategische Entscheidung, die erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz der Inhaltsverwaltung, die Benutzerfreundlichkeit Ihrer Website und letztlich auf den Erfolg Ihres digitalen Projekts hat. Dieses Whitepaper bietet Ihnen einen kompakten Überblick und Leitfaden zur erfolgreichen Auswahl des passenden Content-Management-Systems.

In einer Zeit, in der digitale Inhalte eine zentrale Rolle in der Kommunikation und im Marketing spielen, ist es entscheidend, ein System zu wählen, das nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht wird, sondern Ihnen auch zukünftiges Wachstum und Anpassungen ermöglicht.

Das Ziel dieses Whitepapers ist es, einen umfassenden Überblick über die verschiedenen Arten von Content-Management-Systemen zu geben und die Kriterien zu erläutern, die Sie bei der Auswahl eines geeigneten Systems berücksichtigen sollten. Dabei gehen wir besonders auf die Möglichkeiten zur Verwaltung und Bereitstellung von Inhalten sowie auf die Umsetzung der zugehörigen Frontend-Applikation ein.

Um die architektonischen Unterschiede von Content-Management-Systemen zu verstehen, ist es notwendig, sich deren Entwicklung genauer anzuschaün. Bei der Entscheidung für eine Architektur seitens des CMS müssen Sie auch berücksichtigen, dass die Möglichkeiten, Inhalte zu verwalten und bereitzustellen, nur ein Teil des Gesamtkonzepts sind. Es gilt ausserdem zu beurteilen, wie und mit welchem Aufwand Sie die zugehörige Frontend-Applikation umsetzen können.

Der historische Ursprung von CMS-Systemen liegt in der Auslieferung von statischen Inhalten. Redakteure konnten Inhalte über eine Benutzeroberfläche einpflegen, die dann von einem Server ausgeliefert wurden. Diese Systeme waren einfach und effektiv für die Verwaltung von statischen Websites. Mit der zunehmenden Komplexität kamen serverseitige Technologien zum Einsatz, die es ermöglichen, Inhalte bei jedem Aufruf dynamisch zu generieren.

Ein klassisches oder monolithisches CMS ist ideal für kleine bis mittelgrosse Unternehmen, die eine All-in-One-Lösung suchen, bei der Frontend und Backend eng integriert sind. Beispiele hierfür sind WordPress oder Joomla.

Eine Headless-Architektur erfordert ein Umdenken und stellt somit auch eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar, bietet aber andererseits die Möglichkeiten zur Umstrukturierung der Arbeitsweise. Bei einer Headless-Architektur gibt es klar getrennte Verantwortlichkeiten:

Ein Headless CMS ist besonders geeignet für Unternehmen, die Inhalte über mehrere Kanäle hinweg verwalten und bereitstellen möchten, wie z.B. Websites, mobile Apps, IoT-Geräte und mehr. Ideal für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen an die Benutzererfahrung oder solche, die eine hohe Skalierbarkeit und Flexibilität benötigen.

Hybride CMS-Systeme kombinieren die Vorteile von monolithischen und Headless-Architekturen. Sie bieten die Möglichkeit, von einer Headless-Architektur zu profitieren, während gleichzeitig die Vorteile einer monolithischen Architektur genutzt werden können. Ein Beispiel hierfür ist Sitecore mit seinen Headless Services und dem JavaScript Services (JSS) SDK.

Eine Composable-Architektur erlaubt die Auswahl der Komponenten, die für ihren jeweiligen Einsatzzweck im Hinblick auf die Anforderungen im Projekt jeweils optimal geeignet sind. Statt viel Geld in ein monolithisches System zu investieren, dessen Features nur zum Teil genutzt werden, macht es mehr Sinn, sich das benötigte System aus den am Markt verfügbaren Komponenten selbst zusammenzustellen.

Eine Composable Architektur ist am besten für grosse Unternehmen oder solche mit komplexen digitalen Anforderungen geeignet. Sie ermöglicht es, verschiedene Best-of-Breed-Lösungen zu integrieren und so eine massgeschneiderte IT-Infrastruktur zu schaffen.

Eine detaillierte Betrachtung der verschiedenen Komponenten eines CMS kann dabei helfen, passende Anforderungskriterien zu definieren und einige Lösungen von vornherein disqualifizieren.

Die Kosten für den Betrieb eines Content Managementsystems richten sich stark nach dem angebotenen Lizenzmodell. Die Spanne reicht von Community Editionen, die im besten Fall kostenfrei angeboten werden, bis zu Enterprise Modellen mit Preisen im fünfstelligen Bereich.

Hierbei muss natürlich auch der durch den Hersteller angebotene Support berücksichtigt werden. Während man bei einer freien Community Edition auf die Unterstützung anderer Entwickler und entsprechender Foren zum Austausch von Wissen angewiesen ist, bieten die hochpreisigen Lizenzmodelle einen 24 stündigen Service an 7 Tagen die Woche mit garantierten Antwortzeiten.

Weiterhin relevant für die zu veranschlagenden Kosten ist das angebotene Hosting-Modell. Hierbei ist natürlich auch der zu erwartende Traffic zu berücksichtigen.

Die Verwaltungsoberfläche eines Content Managementsystems ist das Herzstück der Anwendung und die Kommandozentrale für den Benutzer. Wichtigster Aspekt hierbei ist die Verwaltung von Inhalten. Die Art und Weise, wie dies geschehen kann, unterscheidet die Systeme häufig grundlegend.

Content-Manager: Das Verwalten von Inhalten ist eine der zentralen Aufgaben. Prinzipiell kann hierbei zwischen zwei verschiedenen Lösungsansätzen unterschieden werden: Im Kontext in dem der jeweilige Inhalt Verwendung findet, oder in separaten Listen oder Baumstrukturen, losgelöst vom Zusammenhang.

Template-Manager: Mithilfe von Templates werden die Datenstrukturen konfiguriert, die wiederum von Komponenten verwendet werden können. Von grosser Bedeutung ist es, diese Datenmodelle zu versionieren und zwischen verschiedenen Umgebungen verteilen zu können.

Eine zentrale Verwaltung von medialen Inhalten, seien es Bilder, Videos, Dokumente etc., ist nicht nur ein nice-to-have Feature, sondern erleichtert die Übersicht über die vorhandenen Inhalte ungemein. Für das Ausspielen der Inhalte kann es sinnvoll sein, ein Content Delivery Network (CDN) zu verwenden. Da die Bilderwelt einer Website sich im Laufe der Zeit immer wieder wandelt, erfordert es eine gewisse Disziplin, diesen Pool regelmässig zu bereinigen.

Der Versand von E-Mails zur Kommunikation mit den Besuchern der Webseite ist ein elementarer Bestandteil fast jeder Website. Hierbei muss zwischen der Generierung und dem eigentlichen Versand der E-Mails unterschieden werden. Vielmehr sollte man in Betracht ziehen, diese Dienstleistung extern einzukaufen und hierfür einen spezialisierten Anbieter zu nutzen.

Eine hinreichende Differenzierung von Rollen innerhalb des Content Management Systems sollte gegeben sein. In einem kleinen Unternehmen ist es gut möglich, dass alle Rollen von ein und derselben Person erfüllt werden. In groesseren Unternehmen wird dies nicht der Fall sein. Entscheidend ist, dass die verfügbaren Rollen die Arbeitsprozesse entsprechend abbilden können.

Der Prozess, Inhalte auf einer Webseite darzustellen, besteht aus mindestens zwei Schritten, der Erstellung des Inhalts und der Veroeffentlichung. Häufig ist es erforderlich, die Inhalte durch andere Personen inhaltlich prüfen und für die Veroeffentlichung freigeben zu lassen. Das Vier-Augen-Prinzip sollte nahezu immer angewandt werden, schon allein zur Vermeidung von Fehlern.

Mit Hilfe des Website-Builders kann die Struktur einer Website erstellt und verwaltet werden. Eine entsprechende Benutzeroberfläche bietet eine hierarchisch strukturierte Ansicht auf das Gerüst der Website, namentlich der einzelnen Seiten und zugehöriger Daten. Viele CMS bieten nur Listen-basierte Übersichten über die verfügbaren Seiten einer Website an. Ein Lösungsansatz ist, das Management der Struktur in die eigentliche Website zu integrieren.

Der Page-Builder ermöglicht die Verwaltung der Struktur und Inhalte einer Seite. Zwei grundsätzliche Lösungsansätze existieren: Invasiv (In-Place-Bearbeitung, z.B. Sitecore CMS) und Inkludiert (Website wird per IFrame in das CMS eingebunden, z.B. Storyblok CMS).

Beim invasiven Ansatz können Inhalte in-Place bearbeitet und neue Inhaltskomponenten direkt an Ort und Stelle hinzugefügt werden. Beim inkludierten Ansatz wird die eigentliche Website in das CMS per IFrame eingebunden. Vorteil: Die Komponenten müssen nichts von diesem Editiermodus wissen, ihre Erstellung und Wartung kann also völlig unabhängig vom CMS erfolgen.

Die Bewertungskriterien und Komponenten für die Auswahl eines CMS können anhand einer Anforderungsmatrix in verschiedene Kategorien unterteilt werden: Inhalte, Technik und CMS. Jede dieser Kategorien umfasst eine Reihe von Kriterien, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten. Die Priorisierung der Kriterien kann je nach Projekt anders ausfallen. Ein erfahrener Dienstleister wie Smart Commerce benutzt bewährte Beratungs-Methoden wie Requirements Engineering und eine Anforderungsmatrix.

Kriterien dieser Kategorie beziehen sich auf die Möglichkeiten eines CMS, Inhalte zu strukturieren und in Abhängigkeit von dynamischen Bedingungen ausspielen zu können. Wichtige Kriterien:

Kriterien dieser Kategorie bewerten die technischen Aspekte eines CMS:

Kriterien dieser Kategorie beziehen sich auf die Administration des CMS sowie auf die Verwaltung von Inhalten:

Die Auswahl eines geeigneten CMS ist eine komplexe Entscheidung, die sorgfältig abgewogen werden muss. Dieses Whitepaper hat die verschiedenen Architekturen von CMS und Komponenten sowie die wichtigsten Bewertungskriterien vorgestellt, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten. Es ist jedoch wichtig, nicht nur die aktuellen Anforderungen zu berücksichtigen, sondern auch zukünftige Entwicklungen und Anpassungen zu antizipieren. Ein gutes CMS sollte flexibel, skalierbar und erweiterbar sein, um den sich ändernden Anforderungen und Technologien gerecht zu werden.

Die Unterstützung durch einen Dienstleister wie Smart Commerce, mit Erfahrung in der Auswahl, Implementierung und Arbeit mit verschiedensten Content Management Systemen in diversen Unternehmen und Branchen, spart Ihnen Zeit und Geld. Nicht nur der Auswahl- und Planungsprozess erfolgt so entsprechend etablierter, effizienter Strukturen, sondern wir garantieren Ihnen auch, dass anschliessend ohne Unterbrechung direkt mit der Implementierung in die Systemlandschaft begonnen werden kann.